PHẠM VI DỊCH VỤ ÁP DỤNG XUYÊN SUỐT VĂN BẢN NÀY
Toàn bộ 10 chính sách dưới đây áp dụng thống nhất cho 06 (sáu) nhóm dịch vụ mà Hải Đại Phát cung cấp qua website Haidaiphatebm.vn:
1. Quản lý vận hành tòa nhà
2. Bảo trì & Vận hành hệ thống kỹ thuật (Điện, Điều hòa/HVAC, PCCC, Máy phát điện dự phòng, Thang máy)
3. Dịch vụ an ninh & bảo vệ tòa nhà
4. Dịch vụ vệ sinh công nghiệp
5. Dịch vụ cảnh quan & chăm sóc cây xanh
6. Dịch vụ tư vấn bàn giao & tổ chức Hội nghị nhà chung cư (HNNCC)
Mỗi chính sách bên dưới nêu rõ mục nào áp dụng chung cho cả 6 nhóm, mục nào áp dụng riêng cho từng nhóm dịch vụ, để tránh nhầm lẫn giữa dịch vụ kỹ thuật theo vụ việc và dịch vụ vận hành định kỳ.

CHÍNH SÁCH 3 : CHÍNH SÁCH BẢO MẬT DỮ LIỆU & BẢO VỆ DỮ LIỆU CÁ NHÂN

(Căn cứ Điều 5 Nghị định số 248/2026/NĐ-CP; Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15, hiệu lực từ 01/01/2026; Luật Giao dịch điện tử; Luật An toàn thông tin mạng)

I. Mục đích và phạm vi thu thập thông tin

Mục đích:

• Tiếp nhận yêu cầu dịch vụ (Quản lý vận hành tòa nhà, Bảo trì & Vận hành hệ thống kỹ thuật, An ninh & bảo vệ, Vệ sinh công nghiệp, Cảnh quan & chăm sóc cây xanh, Tư vấn bàn giao & HNNCC), khảo sát hiện trạng và lập báo giá.
• Giao kết hợp đồng dịch vụ, lập hồ sơ nghiệm thu, bảo hành và phát hành hóa đơn điện tử hợp pháp.
• Vận hành kênh ứng cứu sự cố khẩn cấp 24/7 tại tòa nhà.
• Gửi báo cáo định kỳ: lịch bảo dưỡng thiết bị cơ điện/PCCC, lịch chăm sóc cảnh quan, báo cáo ca trực an ninh, báo cáo tài chính vận hành cho Ban Quản trị.
• Hỗ trợ tổ chức Hội nghị nhà chung cư (HNNCC) và các thủ tục pháp lý liên quan theo yêu cầu của Ban Quản trị.

Phạm vi thông tin thu thập: Tên Ban Quản trị/Chủ đầu tư/Doanh nghiệp, họ tên người đại diện liên hệ, số điện thoại, email, địa chỉ tòa nhà/công trình, thông số hồ sơ kỹ thuật hệ thống cơ điện, hồ sơ hoàn công (khi khách hàng chủ động cung cấp), và danh sách nhân khẩu/cư dân trong phạm vi phục vụ quản lý vận hành khi được Ban Quản trị/chủ đầu tư ủy quyền cung cấp.

II. Phạm vi sử dụng thông tin

• Phân công nhân sự (kỹ sư, kỹ thuật viên, nhân viên an ninh, vệ sinh, cảnh quan) đến đúng địa điểm công trình.
• Quản lý lý lịch máy móc, thiết bị kỹ thuật của tòa nhà và hồ sơ vận hành liên quan.
• Chăm sóc khách hàng và giải quyết khiếu nại.
• Hải Đại Phát cam kết tuyệt đối không bán, cho thuê, trao đổi thông tin khách hàng, cư dân cho bên thứ ba vì mục đích thương mại trái phép.

III. Thời gian lưu trữ thông tin

• Dữ liệu liên hệ và nhật ký vận hành cơ bản: lưu trữ trong suốt thời gian cung cấp dịch vụ hoặc thời hạn hiệu lực hợp đồng.
• Hồ sơ hợp đồng điện tử, biên bản nghiệm thu và chứng từ kế toán: lưu trữ an toàn tối thiểu 10 năm theo quy định pháp luật về kế toán và thương mại điện tử.

IV. Các tổ chức, cá nhân có thể được tiếp cận thông tin

• Nhân sự, kỹ sư, cán bộ quản lý dự án trực thuộc Hải Đại Phát được giao phụ trách công trình.
• Đơn vị cung cấp dịch vụ máy chủ, hạ tầng mạng (Hosting/Cloud) có cam kết tuân thủ tiêu chuẩn an toàn thông tin.
• Cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền khi có yêu cầu bằng văn bản theo đúng trình tự pháp luật.

V. Biện pháp bảo mật thông tin và dữ liệu

• Website Haidaiphatebm.vn được thiết lập chứng chỉ bảo mật mã hóa SSL/TLS 256-bit.
• Hệ thống máy chủ cơ sở dữ liệu được bảo vệ bởi tường lửa đa tầng, định kỳ sao lưu dữ liệu dự phòng.
• Phân quyền nội bộ nghiêm ngặt: chỉ nhân sự trực tiếp làm việc tại công trình mới được quyền tiếp cận hồ sơ kỹ thuật, danh sách cư dân và thông số thiết bị liên quan.
• Thu thập, xử lý dữ liệu cá nhân đúng mục đích, có sự đồng ý của chủ thể dữ liệu (cư dân, Ban Quản trị, người đại diện doanh nghiệp) theo nguyên tắc tại Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15.

VI. Quyền của chủ thể dữ liệu: xem, chỉnh sửa, hạn chế xử lý dữ liệu

• Khách hàng có tài khoản quản lý trên website có thể đăng nhập để kiểm tra, cập nhật thông tin bất kỳ lúc nào.
• Khách hàng đặt dịch vụ không qua đăng nhập, hoặc cần chỉnh sửa thông tin công trình/hợp đồng: gửi email đến HaidaiphatMAE@gmail.com hoặc liên hệ Hotline/Zalo 0963395775; bộ phận phụ trách hỗ trợ hiệu chỉnh và xác nhận lại trong vòng 24 giờ làm việc.
• Chủ thể dữ liệu có quyền được biết, đồng ý hoặc rút lại đồng ý, và yêu cầu giải thích về hoạt động xử lý dữ liệu cá nhân của mình theo Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025.
• Yêu cầu xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu: gửi văn bản/email đến HaidaiphatMAE@gmail.com; trong vòng 72 giờ làm việc kể từ khi nhận yêu cầu hợp lệ, Hải Đại Phát xóa hoặc ẩn danh thông tin (trừ chứng từ bắt buộc lưu trữ theo luật thuế, kế toán).

VII. Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại về bảo mật

• Tiếp nhận qua Hotline 0963395775 hoặc Email HaidaiphatMAE@gmail.com (tiêu đề: [KHIẾU NẠI DỮ LIỆU – Tên Khách Hàng]).
• Thời hạn phản hồi xác minh ban đầu: trong vòng 24 giờ.
• Thời hạn khắc phục và thông báo kết quả: tối đa 03 – 05 ngày làm việc.